
Zewnętrzne kanały zgłoszeń sygnalistów organów publicznych
Sprawdź, kto musi stosować się do nowych obowiązków
Od 25 grudnia 2024 r., na trzy miesiące po obowiązkowym uruchomieniu kanału zgłoszeń wewnętrznych do obsługi zgłoszeń sygnalistów, wybrane instytucje muszą być przygotowane na obsługę zgłoszeń zewnętrznych. Otworzy to drogę do zgłoszenia nieprawidłowości dla osób, które nie chciały bądź nie mogły skorzystać z opcji zgłoszeń wewnątrz organizacji.
Zgodnie z definicją, przywołaną w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, zgłoszenie zewnętrzne to ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznego informacji o naruszeniu prawa. Zgłoszenie zewnętrzne w formie dokumentowej może być dokonane w formie papierowej (na wskazany w procedurze adres) oraz w formie elektronicznej (np. poprzez wskazanie adresu mailowego lub aplikacji do dokonania zgłoszenia).
Kto jest zobowiązany do zgłoszeń zewnętrznych?
Art. 2 ust. 6 wskazanej ustawy do grupy organów publicznych, zobowiązanych do obsługi zgłoszeń zewnętrznych, zalicza:
- naczelne i centralne organy administracji rządowej,
- terenowe organy administracji rządowej,
- organy jednostek samorządu terytorialnego,
- inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych w dziedzinach wskazanych w art. 3 ust. 1.
W związku z tym m.in. organy administracji samorządu terytorialnego muszą być przygotowane pod kątem wdrożenia procedury zgłoszeń, w której zostaną uwzględnione kanały zgłoszeń oraz podejmowanie działań następczych.
Po otrzymaniu zgłoszenia zewnętrznego organ publiczny zobowiązany jest do:
- dokonania wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego, tj. ustalenia, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz na ustalenia, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu, a jeżeli nie należy – do ustalenia organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych (art. 34 ust. 2 ustawy o ochronie sygnalistów);
- rozpatrzenia takiego zgłoszenia – jeżeli dotyczy ono naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu jego działania;
- a jeżeli takie zgłoszenie nie dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu publicznego – przekazania zgłoszenia do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych, przy czym dokonuje tego niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia (w uzasadnionych przypadkach termin ten może ulec wydłużeniu do 30 dni);
- podjęcia działań następczych z zachowaniem należytej staranności,
- wreszcie – przekazania sygnaliście informacji zwrotnej.
Należy przy tym pamiętać, że po dokonaniu zgłoszenia sygnalista niezwłocznie, najpóźniej w terminie 7 dni od dokonania zgłoszenia, powinien otrzymać potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia. Wyjątkiem będzie tutaj sytuacja, w której przekazanie informacji zwrotnej zagroziłaby zachowaniu poufności osoby dokonującej takiego zgłoszenia.
Jeżeli przekazane przez sygnalistę zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, organ publiczny może odstąpić od jego przekazania do organu właściwego, musi jednak poinformować o tym sygnalistę i podać ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia. Może przy tym wskazać inną drogę prawną rozpatrzenia zgłoszenia.
W uzasadnionych przypadkach, organ publiczny, w celu przeprowadzanie postępowania wyjaśniającego, może przekazać zgłoszenia wewnętrzne podległym lub nadzorowanym jednostkom organizacyjny, bądź innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia.
Skutki podjęcia działań
Skuteczne podjęcie działań następczych oraz przekazanie informacji zwrotnej uzależnione jest od podania przez sygnalistę adresu do kontaktu. Utrzymanie kontaktu z sygnalistą będzie również ważne dla otrzymania dodatkowych informacji dotyczących zgłoszonego naruszenia, ale działanie takie nie może zagrozić utraty poufności
Sygnalista może zawnioskować o wydanie zaświadczenia, w której potwierdzone zostanie udzielenie takiej osobie ochrony prawnej. Taki dokument Rzecznik Praw Obywatelskich bądź organ publiczny musi udostępnić w terminie do miesiąca od otrzymania żądania zaświadczenia.
Sygnalista musi otrzymać informację zwrotną w terminie do 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego. Termin ten może ulec wydłużeniu do 6 miesięcy jedynie w uzasadnionych przypadkach, pod warunkiem wcześniejszego poinformowania o tym fakcie sygnalisty, który taką informację musi otrzymać przed upływem podstawowych 3 miesięcy. Organ publiczny informuje sygnalistę także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.
W sytuacji dokonania zgłoszenia zewnętrznego, dotyczącej sprawy będącej już wcześniej przedmiotem zgłoszenia (przez tego samego lub innego sygnalistę), w rozpatrywaniu której nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym, organ publiczny informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia – pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty. Informacja taka musi być odnotowana w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych, do którego prowadzenia zobligowany jest organ publiczny.

Co musi zawierać rejestr zgłoszeń?
Rejestr zgłoszeń zewnętrznych, prowadzony przez organy publiczne, musi zawierać: numer zgłoszenia, przedmiot naruszenia prawa, dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której zgłoszenie dotyczy (niezbędne do identyfikacji osób), datę dokonania zgłoszenia, informację o podjętych działaniach następczych, informację o wydaniu zaświadczenia, datę zakończenia sprawy, informację o niepodejmowaniu dalszym działań, szacunkową szkodę majątkową. Dodatkową funkcję kontrolną całego procesu stanowi coroczne sprawozdanie zawierające dane statystyczne dotyczące zgłoszeń wewnętrznych, które organy publiczne winne są przedstawiać do Rzecznika Praw Obywatelskich (art. 41 ustawy o ochronie sygnalistów).
Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego. W tym celu RPO oraz organy publiczne muszą zagwarantować, że stworzona procedura zgłoszeń zewnętrznych oraz udostępnione kanały, zagwarantują osobie dokonującej zgłoszenia naruszenia ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której zgłoszenie dotyczy. Jednocześnie do informacji objętych zgłoszeniem nie mogą mieć dostępu osoby nieupoważnione.