Moduł Sygnalista

System do obsługi Sygnalistów – na co zwrócić uwagę?

Sprawdź, na co zwrócić uwagę podczas wyboru systemu

Zgodnie z przepisami Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) już niedługo wraz z wejściem w życie ustawy o ochronie Sygnalistów, każdy pracodawca będzie zobowiązany do wdrożenia procedury zgłaszania nieprawidłowości w organizacji. Jednak przed dokonaniem ostatecznego wyboru, warto sprawdzić dostępne rozwiązania na rynku i przeanalizować, na co zwrócić szczególną uwagę przy zakupie systemu.

Obsługa zgłoszeń i ochrona Sygnalistów

Przepisy dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii nałożyły na pracodawców szereg obowiązków dotyczących Sygnalistów. Wśród nich znalazła się konieczność stworzenia i utrzymywania wewnętrznych i zewnętrznych kanałów zgłoszeń nieprawidłowości. Organizacja, na rzecz której pracę wykonuje min. 50 osób, zobowiązana jest do stworzenia właśnie takiej procedury. W przypadku urzędów i jednostek organizacyjnych liczba ta wynosi min. 10 000 mieszkańców oraz min. 50 osób, które wykonują pracę na rzecz wcześniej wskazanych podmiotów. Procedura wewnętrzna musi być przede wszystkim zgodna z prawem powszechnie obowiązującym. Na ten moment ustawa regulująca ten aspekt jest jeszcze w trakcie opiniowania. Jednak co do zasady przedsiębiorstwa powinny wprowadzić ją nawet bez aktu prawnego w kraju ojczystym na podstawie obowiązującej Dyrektywy w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa UE.

Zgodnie z tymi zapisami procedura wewnętrzna powinna posiadać:

  • wewnętrzną jednostkę organizacyjną, bądź osobę, którą podmiot prawny upoważni do przyjmowania zgłoszeń,
  • kanały zgłoszeń do przekazywania zgłoszeń oraz adres do kontaktu,
  • bezstronną jednostkę organizacyjną lub osobę, która będzie upoważniona do działań następczych, tj. weryfikacji zgłoszenia, dalszej komunikacji ze zgłaszającym.

Osoba przyjmująca zgłoszenia będzie zatem zajmować się następującymi czynnościami w organizacji:

  • przyjmowaniem zgłoszeń o nieprawidłowościach,
  • potwierdzaniem przyjęcia zgłoszeń do 7 dni od daty ich otrzymania, chyba że osoba zgłaszająca nie zostawiła do siebie kontaktu,
  • weryfikacją zgłoszeń,
  • podjęciem działań następczych z należytą starannością (polegają one na ocenie prawdziwości zarzutów oraz jeżeli naruszenie wystąpiło wszczęcia postepowania wyjaśniającego lub administracyjnego, kontroli czy wniesienia oskarżenia),
  • przekazywaniem informacji zwrotnej osobie zgłaszającej naruszenie w terminie do 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia (chyba że osoba zgłaszająca nie zostawiła do siebie kontaktu).

Formy przyjmowania zgłoszeń o nieprawidłowościach

Sposoby zgłaszania nieprawidłowości mogą być realizowane w formie:

  • ustnej,
  • papierowej,
  • elektronicznej.

Zgłoszenie ustne może być dokonane telefonicznie lub za pomocą innych systemów komunikacji głosowej. Możliwe jest także jego nagranie, ale tylko za zgodą zgłaszającego. W przypadku rezygnacji z nagrywania musi zostać wykonany szczegółowy protokół rozmowy.

Zgłoszeń pisemnych nie określa projekt ustawy. Biorąc jednak pod uwagę ochronę tożsamości Sygnalisty, warto wykorzystać w tym przypadku skrzynkę podawczą.

Zgłoszenia elektroniczne również nie są określone w projekcie. Jednak wykorzystanie dedykowanego adresu e-mail oraz systemu informatycznego do obsługi zgłoszeń Sygnalistów wydaje się być najlepszym rozwiązaniem spośród wszystkich 3 zaprezentowanych form. Wpływa na to nie tylko łatwiejszy sposób przyjmowania zgłoszeń, ale także bezpieczeństwo oraz pełną anonimowość Sygnalisty.

System do obsługi zgłoszeń sygnalistów

Jakie kryteria musi spełniać system do obsługi Sygnalistów, aby był zgodny z dyrektywą?

Na podstawie wymagań dotyczących ogólnych kanałów zgłoszeń należy przyjąć, że elektroniczny kanał zgłoszeń musi obligatoryjnie:

  • być bezpieczny pod kątem przechowywania danych osobowych,
  • chronić tożsamość Sygnalisty,
  • posiadać rejestr zgłoszeń, które będą przechowywane przez 12 miesięcy,
  • umożliwić prawny i bezstronny model rozpatrywania składanych zgłoszeń,
  • zapewnić dwustronny kanał komunikacji z Sygnalistą.

Przy wyborze systemu informatycznego do obsługi zgłoszeń Sygnalistów należy zwrócić uwagę, czy spełnia on powyższe wymagania oraz posiada następujące funkcjonalności:

  • zabezpieczenia komunikacji SSL,
  • testy penetracyjne,
  • opcję usuwania metadanych z załączników,
  • podwójne uwierzytelnianie,
  • panel do zgłaszania nieprawidłowości oraz panel do przyjmowania zgłoszeń,
  • możliwość prowadzenia dialogu Sygnalisty z osobą przyjmującą zgłoszenie,
  • ogólnodostępny panel Sygnalisty, do którego nie trzeba się logować (wystarczy znać adres URL),
  • rejestr zgłoszeń,
  • możliwość załączania plików,
  • zgłoszenie z sieci TOR (wirtualna sieć komputerowa, która daje możliwość prawie anonimowego korzystania z zasobów Internetu),
  • opcję przypisywania zgłoszeń do danych grup lub osób upoważnionych do obsługi zgłoszeń,
  • możliwość generowania indywidualnych, podwójnych kodów dla Sygnalisty, w celu sprawdzania swojego zgłoszenia,
  • zgłoszenia anonimowe,
  • możliwość dopasowania panelu do potrzeb organizacji.

Przygotowując się na wdrożenie ustawy, warto już teraz zastanowić się konkretnie nad wyborem systemu do obsługi zgłoszeń dla Sygnalistów. Wszystkie wymienione powyżej kryteria spełnia System Sygnalista oferowany przez firmę BTC Sp. z o.o. Stanowi kompleksową i zintegrowaną odpowiedź na wszystkie wymogi stawiane organizacjom przez dyrektywę. Jest to w pełni webowy system przyjmowania i rozpatrywania wniosków oraz zgłoszeń w organizacji. Może on zostać zakupiony zarówno jako dodatek do już oferowanego i znanego systemu eHelpdesk lub też jako tzw. instalacja stand alone. Oznacza to, że System Sygnalista oferowany przez firmę BTC Sp. z o.o. nie tylko spełnia wszystkie przesłanki wskazane w dyrektywie, ale także oferuje szereg funkcjonalności, które znacząco wyróżniają go spośród innych systemów.

Dlaczego warto wybrać system umożliwiający anonimowe zgłoszenia?

Oferowane na rynku platformy chmurowe to rozwiązania, które nie posiadają możliwości zakupu oprogramowania. Umożliwiają jedynie korzystanie z oprogramowania producenta na jego sprzęcie i pod jego nadzorem. O ile jest to dobre rozwiązanie pod kątem oszczędności (brak konieczności utrzymania własnej infrastruktury) to anonimowość oraz bezpieczeństwo nie są w tym przypadku do końca zapewnione. Wpływ na to ma głównie łatwy dostęp do bazy chmurowej. System Sygnalista pozwala na tzw. instalację on premis, która umożliwia zachowanie bardzo ograniczonego dostępu do danych zgromadzonych w programie. Tylko i wyłącznie uprawnione osoby będą miały do nich wgląd. To zapewnia bardzo wysoki poziom bezpieczeństwa. Ponadto System Sygnalista pozwala na dokonywanie anonimowych zgłoszeń, dzięki temu:

  • osoba zgłaszająca naruszenie ma pewność, że jej dane osobowe nie wyciekną. Na tej podstawie może szybciej zdecydować się na zgłoszenie naruszenia, co daje organizacji możliwość szybszego reagowania i uniknięcia konsekwencji naruszenia,
  • osoba przyjmująca zgłoszenie jest znacznie bardziej obiektywna wobec zgłoszenia, ponieważ nie zna osoby zgłaszającej,
  • osoba zgłaszająca ma pewność, że nie będą stosowane wobec niej żadne działania odwetowe,
  • osobie zgłaszającej łatwiej jest poinformować o nieprawidłowości, nie podając swoich danych.

Chcesz wdrożyć system do obsługi Sygnalistów?

Wypełnij formularz, a nasi specjaliści skontaktują się z Tobą!

Formularz