W jaki sposób ustandaryzować proces nadawania uprawnień pracownikom?
Poznaj praktyczne wskazówki, usprawniające ten proces
Standaryzacja nadawania uprawnień pracownikom – jak powinna wyglądać?
Standaryzacja procesów pozwala na wprowadzenie w organizacji jasnego i czytelnego sposobu wykonywania działań. Dzięki temu łatwiej obserwować i mierzyć procesy, a także zauważać rozbieżności i ujawniać ewentualne problemy. Nadawanie uprawnień pracownikom związane jest z udostępnieniem zasobów firmowych, które powinny podlegać szczególnej polityce bezpieczeństwa, Warto więc ustrukturyzować ścieżki przyznawania dostępów za pomocą dedykowanych rozwiązań.
W jakim celu powinno się standaryzować procesy nadawania uprawnień?
Standaryzacja procesów nadawania uprawnień polega na stworzeniu zorganizowanego systemu, według którego każdy zatrudniony w firmie pracownik zyska dostępy do zasobów. Dostępy powinny być adekwatne do roli organizacyjnej danego pracownika. Administratorzy sektora zarządzania dostępami będą mieli natomiast stały i bieżący wgląd w zakresy uprawnień przydzielonych konkretnym pracownikom.
Ustandaryzowanie procesów nadawania uprawnień przy wykorzystaniu predefiniowanych ścieżek, określonych dla konkretnych ról organizacyjnych, pozwala na stworzenie jasnego
i powtarzalnego systemu. Taki system umożliwia automatyczne przyznawanie dostępów dla każdego pracownika na danym stanowisku. Ponadto pozwala na:
- uproszczenie procesów i podniesienie ich efektywności,
- wyeliminowanie pojawiających się błędów,
- sprawne identyfikowanie problemów,
- zachowanie bezpieczeństwa gromadzonych danych.
Korzyści ze standaryzacji procesów nadawania uprawnień
Poprawne i efektywne wdrożenie w przedsiębiorstwie ustandaryzowanej pracy będzie miało wymierny wpływ na jego działanie, ponieważ pozwali na usystematyzowanie najważniejszego elementu jego działalności, czyli codziennej pracy. Pośród korzyści, jakie daje standaryzacja pracy wymienić należy:
- wyznaczenie standardów kolejności wykonywanych czynności, metod oraz stosowanych urządzeń i wykorzystania czasu,
- spójną dokumentację sposobów kontrolowania jakości oraz najważniejszych operacji jakościowych,
- ograniczenie zmienności i ryzyka,
- stworzenie warunków do lepszej obserwacji procesu, ułatwiających rozwiązywanie problemów,
- dokumentowanie wymaganych zapasów produkcyjnych,
- dokumentację najbezpieczniejszych i najbardziej ergonomicznych metod pracy,
- ułatwienie i skrócenie szkoleń,
- rozwijanie wszechstronności pracowników.
Standaryzacja procesów nadawania uprawnień pracownikom – krok po kroku
Każde przedsiębiorstwo, które zatrudnia pracowników musi zapewnić im dostęp do zasobów, takich jak uprawnienia do otwierania określonych pomieszczeń, czy też dostęp do baz danych. Im więcej zasobów udostępnianych jest do dyspozycji pracownika, tym trudniej jest zachować odpowiedni standard zarządzania uprawnieniami. Wtedy niezbędnym narzędziem stają się odpowiednie systemy, które pozwalają zorganizować ścieżkę przydzielania uprawnień, a także centralizują informacje o posiadanych dostępach i podjętych decyzjach.
Standaryzacja nadawania uprawnień pracownikom przebiega poprzez:
- Określenie ról aplikacyjnych:
to określenie zakresu dostępu do danego zasobu, które jest adekwatne do potrzeb danego stanowiska; w kontekście jednego zasobu może występować kilka ról aplikacyjnych.
- Stworzenie ról organizacyjnych:
zdefiniowanie zbioru ról aplikacyjnych w odniesieniu do konkretnego stanowiska pracy; predefiniowanie ścieżki uprawnień, przewidzianej dla danego stanowiska; stworzenie ról organizacyjnych pozwala na automatyczne nadawanie uprawnień pracownikom.
- Przypisanie tożsamości do ról organizacyjnych:
każda tożsamość (rozumiana jako pracownik, pełniący funkcję na danym stanowisku) może być przypisana do danej roli organizacyjnej; przypisanie tożsamości do danej roli organizacyjnej powiązane jest z automatycznym złożeniem zamówienia na nadanie uprawnień dla tej tożsamości.
Zalety Systemu Zarządzania Uprawnieniami (SZU)
System Zarządzania Uprawnieniami to rozwiązanie, które zostało zaprojektowane dla osiągnięcia maksymalnej elastyczności konfiguracji procesu akceptacyjnego, a także oczekiwanej logiki pracy.
Podgląd Uprawnień, wnioskowanie o uprawnienia, bieżący monitoring i cykliczny audyt uprawnień to tylko niektóre z oferowanych przez SZU funkcji.
System Zarządzania Uprawnieniami to także prosty proces obsługi wniosku, dynamiczny i ergonomiczny interfejs, umożliwiający dostarczenie użytkownikom końcowym intuicyjnego i nowoczesnego narzędzia pracy oraz pełna konfigurowalność na etapie wdrożenia.
SZU integruje się również z Active Directory, aby zapewnić automatyczne logowanie operatorów. Użytkownik posiada także dostęp do informacji na temat listy osobowej, struktury organizacji oraz relacji na linii pracownik-przełożony.